導入前の課題	導入後の効果
様々なメーカー、機種のプリンタが混在する環境下で管理やメンテナンスが煩雑だった 印刷物の持ち去り・取り違えの防止、印刷ミスや印刷物放置などセキュリティ対策を強化したかった 本社移転を機にオフィス全体のコスト削減を図りたかった	放置印刷の解消や取り違えの防止、印刷ミスによる印刷コストのムダ解消につながった 紙のムダ、利用頻度が低いプリンタを把握し、原因を特定した上での対応が可能になった ICカードをかざして自由に出力できるため、出力待ちが解消し、現場の生産性向上に貢献 分散していたプリンタ機器の集約化によりオフィススペースの有効活用につながった

本社オフィス移転を契機にセキュリティを強化

2009年8月、同社は一つの転機を迎えることとなった。これまで都内3ヶ所にあったオフィス拠点を解消し、本社移転と同時に 1ヶ所に機能集約する計画が決定したのだった。
「本社移転によって、これまで以上に組織間の連携を深め、意思疎通や業務効率を向上させることが大きな目標でした。さらに、 これを機にガバナンスの強化やオフィス全体の最適化を図ることも視野に入れて検討を始めました」と話すのは、同社企画財務部 情報システムグループの中村行男 担当副部長。

そこで、2009年8月にオフィス移転を考える検討チーム「本社移転プロジェクト」が立ち上がる。移転のタイミングは2010年2 月とちょうど半年後に迫っていた。オフィス移転に伴い、部門横断で集まったメンバーが一丸となり、移転に向けた作業を推進する こととなった。

オフィス移転プロジェクトを進める中、掲げられた重要なテーマの一つがセキリティの強化だった。これまでも、情報の持ち出しや 印刷物の放置を防ぐため、社内への注意喚起を継続的に促していた。しかし、こうした取り組みを続けていても、印刷物がそのまま 放置されたり、印刷物の取り忘れや取り違えが発生してしまうケースもあった。

「セキュリティというものは、ルールを徹底させることが重要ですが、いくらルールを厳しくしても人的なミスはどうしても出て しまいます。それまで水際で防げていたとしても、いつか情報漏えい事故につながる危険性をはらんでいます。だからこそ、リスク を最小限に抑える仕組みが欠かせませんでした」と同社企画財務部 情報システムグループの濱野豊 課長は狙いを話す。

そこで新しいオフィスでは、ICカードによる入退室管理システムを導入し、物理的セキュリティの強化と同時に情報セキュリティの 強化にも着手。特に重視したのが、プリンタで出力する紙媒体からの情報漏えい対策だった。

既存の環境を活かして、利便性とセキュリティを追求

「移転前は約800名の社員に対し、約80台のプリンタ複合機を設置していました。課やグループといった、いわゆる“島”ごとに 設置されていました。このため誰かが大量に印刷すると待ち行列ができてしまう一方、隣のプリンタは空いているのに使えないと いうケースが見受けられていました」と中村氏。

また、出力文書の中には、パーキング事業で使う立体図面を含めて膨大な量になる上、顧客データや見積り書など重要な情報も少 なくない。すぐに取りに行かずプリントアウトしたものが出力トレイに放置されたままになっている状況では、入退室管理のセキュリ ティを強化しても、こうした文書が簡単に人目に触れてしまうようでは、本末転倒となってしまう懸念もあった。

そこで同社は、印刷セキュリティ関連のソリューションを取り扱っている複合機メーカーやベンダーなど複数社に同じ条件で声をか ける。多くはメーカー系ということもあり、自社の製品ラインナップをベースとしたソリューションが中心だった。一方、東芝情報機器 （TIE）の提案は、複数メーカーのプリンタや複合機が混在するIUKの現場を把握した上で、そのままの環境でも対応できる認 証印刷ソリューションを強く推した内容だった。もちろん、その提案には既存の資産（プリンタ/複合機）を活かすことで、全体的な導 入コストを抑えるメリットも考慮したものだった。

「当然のことながらオフィス内には複数メーカーのプリンタ、複合機が混在しています。 こうした環境下でも柔軟な認証印刷に対応できること。 さらに、一元的な管理ができることなど運用面の利便性も重視していました」と中村、濱野の両氏は評価する。すでにTIEでも 認証印刷を社内導入していたため、その利用現場も同時に視察。その結果、条件を満たすものがTIEの提案であり、そのベースとなる ソリューションとしてシーイーシーのSecurePrint！（セキュアプリント）の採用を決めた。2009年12月のことだった。

大きなトラブルもなく順調な導入を実現

年が明けた2010年、移転準備はいよいよ佳境に入る。刻一刻と期日が迫る中、導入作業にあたってIUKとTIE、シーイーシーは綿密な打ち合わせ を何度も繰り返し、スケジュールに遅れが出ないようSecurePrint！の導入を急ピッチで進めていった。関係各社が気がかりだったのは、導入段階 でのちょっとしたミスが、後々の移転作業に支障が出てしまうことだった。何よりも移転作業の遅れの原因となることが一番の心配の種だった。

「3週に分けて実施した引越し期間中、結果的には何も起こらず杞憂に終わりました。各日とも待機いただき色々な方面でサポートしてもらった 結果だと思っています」と中村、濱野の両氏は感想を述べる。

オフィス全体の省コスト化を目指し、“見える化”を推進

今後の展望について中村氏は、「社内にあるプリンタ、複合機の最適化を図ろうと考えています。これまでは余り使われていないプリンタや 複合機があったにも関わらず、グループ（島）ごとに設置・利用されていたため、見過ごされていた部分もありました。今回の SecurePrint！導入によって、紙の使用状況なども印刷ログを見れば機器ごとに一目瞭然で 分かるようになったため、稼動率が低いプリンタの削減などにも積極的に取り組んでいきたい」と話す。

また、SecurePrint！にある『印刷キャンセル』機能によって、一度パソコンから印刷指示を出した後でも印刷の中止ができることにも着目。 濱野氏は「今はまだ導入して2ヶ月程度ですが、それも徐々にその効果も表れてきている」という。ICカードをかざさず3時間以上放置された 印刷ジョブを自動キャンセル設定にしたところ、すでにかなりの枚数がキャンセル扱いになった。「ログを分析し、プリンタ台数の削減、 さらにはコスト削減に向けた活動の参考にしたい」と濱野氏は語る。

今後は組織の拡大や席替え、フロア間の移動を頻繁に行なう状況でも、出力枚数を詳細に把握し、さらに社内に散らばったプリンタ機器類を どのように配置すれば、より業務の生産性やセキュリティ強化につながっていくか―。将来的な展望を掲げ、SecurePrint！の導入がこうした 取り組みの強い“武器”となることに両氏は期待している。

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